Jäsenalue
Voit kirjautua antamalla joko käyttäjätunnuksesi tai käyttäjätiliisi tallennetun sähköpostiosoitteesi.
Huomaathan, että salasanassa isot ja pienet kirjaimet ovat eri merkkejä.

Rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Päivityspvm: 20.3.2016

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Prometheus-leirin tuki ry
Yhteystiedot: Aurorankatu 13, 00100 Helsinki, 09-4368 5270

2. Yhteys- ja vastuuhenkilöt rekisteriasioissa

Rekisteriä koskeviin yhteydenottoihin vastaavat toimistosihteerit, Aurorankatu 13, 00100 Helsinki / 09-4368 5270. Ohjaajarekrytointitietoja koskeviin tiedusteluihin vastaa hallituksen nimeämä rekrytointiryhmä, jonka yhteystiedot saa yhdistyksen toimistolta.

Yhdistyksen hallitus vastaa rekisteriin liittyvästä päätöksenteosta ja rekisterin asianmukaisen käytön valvonnan järjestämisestä.

3. Rekisterin nimi

Prometheus-leirin tuki ry:n jäsen- ja henkilötietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

A.) Ylläpitää listaa leiriläisistä, yhdistyksen jäsenistä ja toimihenkilöistä sekä leiriohjaajista ja muista vapaaehtoisista ja heidän yhteys- ynnä muista yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisista tiedoistaan.

B.) Ylläpitää vuosittaista tietoa apuohjaajaksi ja ohjaajaksi ilmoittautuneista leiritiimien muodostamista varten ja saada tietoa leiritiimien toiminnan onnistumisesta. Tietoja voidaan käyttää muihin tarkoituksiin vain rekisteröidyn suostumuksella määritellyssä laajuudessa yksilöityyn käyttötarkoitukseen yhdistyksen hallituksen vahvistamien periaatteiden mukaisesti.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisteröidyt ovat yhdistyksen jäseniä, toimihenkilöitä tai muuten yhteydessä yhdistykseen leirille ilmoittautumisen, leiriohjaajana tai muissa vapaaehtoistehtävissä toimimisen tai vapaaehtoistehtäviin tai koulutuksiin ilmoittautumisen vuoksi.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin merkittäviä tietoja ovat rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero, sukupuoli, jäsenyys- ja jäsenmaksutiedot, kielitaito- ja ruokavaliotiedot, mahdollisen huoltajan yhteystiedot, tiedot leirin ohjaajana tai muissa vapaaehtoistehtävissä toimimisesta, käydyt koulutukset ja nykyiset ja aiemmat luottamustehtävät ja työsuhteet yhdistyksessä sekä toimintaan osallistumiseen vaikuttavat seikat.

Leirien osallistujilta kerätään lisäksi käyty koulu ja luokka, leiri-ilmoittautumisen tiedot ja leiritoiveet, leirimaksutiedot, mahdollinen maininta tietojen luovuttamisen kieltämisestä, osallistujan tai huoltajan ilmoittamat, leiriin mahdollisesti vaikuttavat seikat ja osallistujan ilmoittamat muut lisätiedot.

Leirille ohjaajaksi tai apuohjaajaksi ilmoittautuneilta kerätään lisäksi koulutukseen osallistumisen perusteella laadittu arvio leiritiimissä toimimisen kannalta olennaisista seikoista, valokuva, leiriin ja leiritiimiin liittyvät toiveet, mahdollinen itsearviointi, enintään kahden edellisen kesän leireiltä saadut henkilökohtaiset palautteet ja niiden koosteet, muistiinpanot rekrytoijien suorittamista haastatteluista ja henkilön itsensä ilmoittamat leiritiimissä toimimiseen mahdollisesti vaikuttavat seikat.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyt itse, Postin osoitetietopalvelu, huoltaja ja muut samassa perhejäsenyydessä olevat henkilöt. Koulutusarvioissa, rekrytoijien haastatteluista tekemissä muistiinpanoissa sekä henkilökohtaisissa leiripalautteissa ja niiden tiivistelmissä tietolähteenä ovat lisäksi rekrytoijat, kouluttajat, tukihenkilöt ja leiritiimin muut jäsenet.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jäsenten nimi- ja osoitetiedot ja jäsennumerot luovutetaan säännönmukaisesti digitaalisena tallenteena painotalolle jäsenlehden postitusta varten.

Leiriohjaajien tai muiden vastuuhenkilöiden yhteystiedot luovutetaan leirin tai muun tilaisuuden osallistujille ja leiriläisten huoltajille. Leirin ohjaajille ja apuohjaajille luovutetaan leiriläisen ja huoltajan yhteystiedot sekä muut leiriläisen ilmoittautumisen yhteydessä antamat tiedot. Leiriläisen yhteystiedot luovutetaan myös muille saman leirin osallistujille, jos leiriläinen ei ole tätä kieltänyt. Koulutuksen ja muiden tilaisuuksien vetäjille ja muille järjestelyistä vastaaville luovutetaan osallistujien yhteystiedot, syntymäaika, ruokavaliotiedot ja muut osallistumiseen vaikuttavat seikat. Leirin tai muun tilaisuuden osallistujien ruokavaliotiedot luovutetaan tilaisuuden kokille. Lisäksi aikaisemmin leiritiimissä tai muissa yhdistyksen tehtävissä toimineiden yhteystietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen sisällä käytettäväksi ohjaajarekrytoinnissa. Muissakin tilanteissa yhteystietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen sisäisesti tavanomaisen toiminnan toteuttamiseksi.

Yhdistyksen erityisten toimihenkilöiden, hallituksen jäsenten sekä jaostonvetäjien nimet ja puhelinnumerot julkaistaan jäsenlehdessä. Luottamustehtävissä olevien yhteystietoja voidaan luovuttaa myös yhdistyksen ulkopuolisille tahoille, jos se on tehtävän hoitamiseksi tarpeen.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen hävittäminen

A. Manuaalinen aineisto

Postin osoitetietopalvelusta ja rekisteröidyiltä saadut kirjalliset korjaukset ja lisäykset tietoihin kirjataan tietokantaan välittömästi, jonka jälkeen manuaalinen aineisto hävitetään asianmukaisella tavalla. Henkilötietoja sisältäviä osallistujalistoja ja vastaavia aineistoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden tehtävien hoitamiseen niiden käsitteleminen kuuluu. Kaikki manuaaliset aineistot hävitetään viipymättä käyttötarpeen päätyttyä.

B. ATK:lle talletetut tiedot

Sähköisessä muodossa olevia tietoja säilytetään palvelimella, joka on asianmukaisesti suojattu salasanoin ja käyttöyhteys on rajattu. Palvelimen säilytys on ulkoistettu yritykselle, joka vastaa palvelimen fyysisestä turvallisuudesta ja tietoyhteyksien suojauksesta.

Hallituksen nimeämillä tietokannan ylläpitäjillä on pääsy kaikkiin tietoihin. Toimistohenkilökunta käyttää kaikkia tietoja lukuun ottamatta rekrytointitietoja. Leiritiimiin liittyviä toiveita, itsearviointeja, kesän leireiltä saatuja henkilökohtaisia palautteita ja niiden koosteita, koulutusarvioita, muistiinpanoja ohjaajakeskusteluista sekä rekisteröidyn ilmoittamia leiritiimissä toimimiseen mahdollisesti vaikuttavia tietoja käyttävät ainoastaan rekrytointiryhmän jäsenet, leiripalautteita kuitenkin mahdollisesti myös tukihenkilö.

Lisäksi muut yhdistyksessä toimivat voivat saada käyttöoikeuden osaan tietokannasta tehtävänsä edellyttämässä laajuudessa ja hallituksen vahvistamien periaatteiden mukaisesti.

Rekrytointitiedot hävitetään, kun niiden säilyttäminen ei ole enää tarpeellista rekisterin tarkoituksen kannalta, kuitenkin viimeistään kahden vuoden kuluttua niiden keräämisestä. Leiriohjaajien ja muiden vapaaehtoisten yhteys- ym. tiedot poistetaan kokonaan viimeistään kolmen vuoden kuluttua tehtävissä toimimisesta, jos rekisteröity ei ole yhdistyksen jäsen.

Eronneiden jäsenten ja leirien osallistujien tiedot poistetaan tietokannasta vuosittain, jos tietojen säilyttämiseen ei ole muuta perustetta ja käyttäjätunnusta ei ole käytetty vuoteen. Vuosittain poistetaan myös sellaisten henkilöiden tiedot, jotka ovat luoneet käyttäjätilin, mutta eivät ole liittyneet jäseneksi tai osallistuneet leirille tai ohjaajakoulutuksiin ja eivät ole käyttäneet käyttäjätunnustaan vuoteen. Jäsen- ja leirimaksuja ja mahdollisia muita saatavia koskevat tiedot kuitenkin säilytetään osana kirjanpitoaineistoa.



Sivu päivitetty 20.3.2016

© Prometheus-leirin tuki ry