TK125 Palautekultturi

Palautekulttuuri

PROTUN PALAUTEKULTTUURI

Yksi tiimin keskeisimmistä työkaluista on palautteenanto. Kukaan ei ole koskaan täydellinen, ja kaikilla on jotain asioita, missä kehittyä. Jotta pääsee kehittymään, on ensin hahmotettava ja pohdittava omaa toimintaa: mikä meni hyvin, mikä toimi, missä olisi parantamisen varaa. Itsereflektoinnin lisäksi tärkeää on saada muilta palautetta omasta toiminnasta.

Palautekulttuurilla tarkoitetaan sitä, millaista palautteen antaminen jossain porukassa, tässä tapauksessa leiritiimissä, on. Palautekulttuuria muovaavat mm. se, kuinka usein, kuinka onnistuneesti ja millaista palautetta tiimiläiset antavat toisilleen. Kaikkien tiimien palautekulttuuri on siis omanlaisensa. Tärkeintä on, että tiimin keskeinen palautteenanto vastaa kaikkien tiimiläisten tarpeisiin, auttaa kaikkia kehittymään omassa toiminnassaan ja toimii myös ryhmäyttävänä elementtinä.

PALAUTTEENANTO TIIMISSÄ

Milloin palautetta annetaan?

Palautetta annetaan läpi leiriprosessin, siis jo ennen leiriä, leirin aikana ja leirin jälkeen. Oman palautekulttuurin rakentamisen voi tiimin tapaamisessa aloittaa yleisillä kehuilla tutustumisen yhteydessä sekä palauteringillä. Tiimiläisten on hyvä antaa toisilleen palautetta ensitapaamisesta asti, jotta opitaan sanomaan avoimesti kaikki tarpeellinen ja tuntemaan tiimiläisten tavat antaa ja saada palautetta. 

Leiriviikolla palautetta annetaan päivisin ohjelmien lomassa sekä iltaisin tiimin iltapalavereissa. Päivisin aina jonkin ohjelman loputtua voivat tiimiläiset kysellä toisiltaan fiiliksiä ja ajatuksia vedetystä ohjelmasta. Päivällä annettavalle palautteelle ei kuitenkaan löydy aina välttämättä aikaa. Jos haluaa antaa toiselle ohjelman loputtua palautetta, on muistettava lukea tilannetta ja esim. kysyä, haluaako tiimiläinen palautetta sillä hetkellä. Jos ohjelma ei esimerkiksi ole mennyt aivan suunnitellusti, voi kyseisellä tiimiläisellä olla tunteet pinnassa eikä ollenkaan jaksamista ottaa palautetta vastaan. Siksi tiimin on tärkeää jättää iltapalavereissa tilaa palautteenannolle. 

Yleisin ajoitus palautteelle on iltapalaverissa, jossa tiimiläiset käyvät läpi päivän tapahtumat, mahdollisesti seuraavan päivän ohjelman, leiriläisten ryhmäytymistä, yleiset fiilikset sekä palautteen. Jokainen tiimiläinen antaa palautetta jokaiselle kanssatiimiläiselleen ja vaihtoehtoisesti koko tiimille. Tärkeintä on, että palautteelle annetaan erikseen aikaa: muuten palaute helposti unohtuu.

Palautteen antamista kannattaa harrastaa myös leirin jälkeen. Jos viimeisenä leiripäivänä vain on aikaa, voi tiimi esimerkiksi jäädä leiriläisten lähdettyä leiripaikalle pitämään vielä viimeisen fiilisringin ja jakamaan palautetta viimeisestä päivästä ja yleisesti koko viikosta. 

Leirin jälkeistä palautetta pääsee myös jakamaan Purkajaisissa. Purkajaiset on kesän tiimiläisiä varten järjestettävä tapahtuma, jossa kokoonnutaan yhdessä purkamaan eli jakamaan ajatuksia, fiiliksiä, kokemuksia ja neuvoja kaikkien kesällä leiriä vetäneiden kesken. Purkajaisissa pääsee myös käsittelemään mennyttä leiriä keskenään oman tiimin kanssa. Jos tiimin ei ole mahdollista saapua Purkajaisiin, voi tiimi järjestä oman tapaamisen leirin purkamista varten.

Erilaiset palautteen antajat ja vastaanottajat

Koska tiimi koostuu erilaisista ihmisistä, ovat tiimiläiset myös keskenään erilaisia palautteen antajia ja vastaanottajia. On hyvä myös keskustella siitä, miten kukin tiimiläinen vastaanottaa palautetta. Jotkut haluavat ohjelmanvedoistaan ja toiminnastaan suoraa palautetta, jotkut tiimiläiset voivat olla kyvyistään epävarmempia ja kaipaavat siksi myös enemmän kannustusta ja kehuja.

Varsinkin uudet tiimiläiset kaipaavat tukea ja neuvoja: on hankala arvioida omaa toimintaansa uudessa tilanteessa ilman aiempaa kokemusta. Ei sovi kuitenkaan unohtaa, että myös kokeneet vetäjät tarvitsevat palautetta yhtälailla kehittyäkseen. On tärkeää muistaa kehua kanssatiimiläisiä, sillä aina ei ymmärrä onnistuneensa, ellei sitä mainita erikseen.

Kannattaa myös analysoida tiimin toimintaa kokonaisuutena. Kun tiimi keskustelee yhdessä ryhmätyötaidoistaan ja käy läpi erilaisten tilanteiden (esim. kriisitilanteiden) kulkua, syntyy kaikille parempi ymmärrys ryhmän toimivuudesta ja osaamisesta. Oman ryhmätyöskentelyn käsitteleminen myös lähentää tiimiläisiä.

PALAUTTEEN ANTAMISEN JA VASTAANOTTAMISEN TAITO

Hyvä palautekulttuuri on avoin, rakentava ja turvallinen, ja ryhmän tai yhteisön jäsenet luovat sen itse toiminnallaan. Palautetta tarvitaan ensinnäkin kehittymiseen, mutta se on tärkeää myös itsetunnon nostamisen ja ryhmän sisäisen luottamuksen kannalta.

Hyvä palaute on rakentavaa sekä kehujen että kritiikin osalta. Rakentava palaute keskittyy siihen, mitä ihminen on tehnyt eikä siihen, kuka ja minkälainen hän on. Hyvä kriittinen palaute siis sisältää kehitysehdoksia ja ainakin selkeästi sen, mikä ja miksi jokin olisi voinut mennä paremmin. Joskus mielipiteet ohjelmien toimivuudesta ovat hyvin subjektiivisia. Siksi perustelut ovat tärkeitä, ja ne auttavat palautteen vastaanottajaa käsittelemään saamansa kritiikin. Toisaalta vaikka palautteen ei olisi hyvä keskittyä henkilöön, kehujakaan ei kannata säästellä.

Eräs tunnettu ja käytetty palautteenannon malli on hampurilaismalli. Se tarkoittaa kehuilla aloittamista ja lopettamista, ja rakentavan kritiikin antamista kehujen välissä. Hampurilaismalli voi toimia hyvin esimerkiksi palautteenantoon rohkaisevana, selkeänä keinona. Se myös auttaa muistamaan positiivisen palautteen tärkeyden, vaikka myös kehityskohtia olisi. Hampurilaismallin “pihvistä” ei kuitenkaan saisi tulla asian pihvi; kehut ovat yhtä tärkeitä kuin kritiikkikin. Kehityskohtia ei myöskään kannata keksiä väkisin.

Toinen keino, jota voi hyödyntää palautekulttuurin kehittämisessä, on palautteen antaminen minä-muodossa. Muotoilu tuo esille sen, että palautteen taustalla olevat mielipiteet ovat subjektiivisia, mikä helpottaa palautteen vastaanottamista ja siihen vastaamista.  Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit: “Vetämäsi keskustelu oli huono, koska kysymyksiä oli liian vähän”, voit sanoa: “Minun mielestäni vetämäsi keskustelu olisi voinut toimia paremmin, jos kysymyksiä olisi ollut enemmän.” 

Hyvä palautteen antaja kuuntelee vastaanottajan toiveita palautteen tyylistä, laajuudesta, sisällöstä ja aiheista sekä antaa mahdollisuuden vastaanottaa palautteen ja vastata siihen. Palaute tulisi lisäksi antaa molemmille osapuolille sopivassa hetkessä ja paikassa. Esimerkiksi kesken ohjelman tai leiriläisten läsnäollessa ei yleensä sovi antaa palautetta. Usein kuitenkin palaute kannattaa antaa mahdollisimman pian, jotta kyseinen ohjelma tai tilanne on hyvin muistissa. 

Huono tapa antaa palautetta voi olla hajottavaa ja aiheuttaa riitoja. Esimerkiksi suorat syytökset ja haukut ovat huonoa palautetta. Palautetta ei kannata antaa asioista, joihin sitä saava ihminen ei voi itse vaikuttaa. Palautteessa ei ole myöskään hyvä vertailla palautteen saajaa muihin, vaikka esimerkiksi toisten vetämistä ohjelmista tai omasta kokemuksesta voi toki ammentaa vinkkejä. 

Myös huono palautteen vastaanotto voi olla hajottavaa, jos se sisältää syytöksiä ja haukkuja toiseen suuntaan tai palautteen kiistämistä. Hyvä palautteen vastaanotto voi olla hyvin moninaista, kuten palautteen antaminenkin. Pääasia palautteen vastaanotossa on sen sisäistäminen ja sen pohjalta tarvittaessa oman toiminnan kehittäminen.

Jos palautteen keksiminen on vaikeaa, voi huomiota kiinnittää esimerkiksi seuraaviin asioihin:

• tilankäyttö (esim. antaako muiden ajatuksille hyvin tilaa tai uskaltaako ottaa vetäjän roolin)
• sosiaaliset taidot ja muiden huomioiminen (esim. jutteleeko paljon leiriläisten kanssa)
• keskustelutaidot (esim. tuoko keskusteluun uusia näkökulmia)
• ideat ja ajatukset  (esim. keksiikö hyviä ohjelmia)
• ohjelmanvetotaidot (esim. osaako pysyä aiheessä, selkeys ohjestuksissa)
• suunnitelmallisuus (esim. pysyykö aikataulussa, hoitaako annetut tehtävät)

Sanallisen palautteen lisäksi kaikki meistä antavat palautetta myös sanattomasti. Elekieleen kannattaa kiinnittää huomiota, jotta vältytään turhilta väärinkäsityksiltä. Puhujaan katsominen ja toisen huomioiminen elein ja ilmein on hyvä muistaa kaikkien kanssa toimiessa.

Palautteenanto- ja vastaanotto ovat taitoja, joita pitää harjoitella. Niistäkin voi keskustella ja antaa palautetta. Aina ei myöskään ole pakko antaa palautetta tai ottaa sitä vastaan, koska esimerkiksi päivät ja tilanteet vaihtelevat. Olisi kuitenkin tärkeää, että leiritiimiin syntyisi jonkinlainen palautekulttuuri.