TK141 Leirin elinkaari
Leirin elinkaari
| Tavoitteet: Antaa kokonaiskuva leiriä ennen, sen aikana ja sen jälkeen tehtävistä käytännön asioista Esitellä leiri projektina, jolla on alku, keskivaihe ja loppu Antaa realistinen kuva leirin vetämiseen tarvittavasta työmäärästä sekä resursseista |
Tässä osiossa perehdyt leirin vetämiseen projektina. Projektilla on aina alku, keskivaihe ja loppu ja kokonaisen leirin aikaansaamiseen tiimiltä vaaditaan kaikkien vaiheiden menestyksekästä suorittamista. Tärkeää on ymmärtää, mitä kaikkea tiimin täytyy kokonaisuudessaan tehdä, jotta eeppisen huikea protuleiri syntyy.
Edellisen vaiheen laiminlyönti haittaa aina seuraavan osion suorittamista: jos alkuvaihe (ennen leiriä tehtävät asiat) on hoidettu huonosti, kasautuvat nämä tehtävät leirin aikana suoritettavaksi. Tämä työmäärä on silloin varsin kohtuuton, joten mitä aikaisemmin asioita ennakoi ja mitä enemmän tekee asioita etukäteen niin sitä helpompaa, rennompaa ja mukavampaa on olla leirillä. Tämä korostuu erityisesti käytännön asioissa sekä suunnittelussa, sillä huono suunnittelu lisää työmäärää ja säätöä – asia, joka olisi ollut erittäin helppo hoitaa nopeasti ennen leiriä, saattaa olla leirillä tehtävänä asiana vaikea tai raskas hoitaa.
Paneudumme nyt siis leiriin kokonaisuutena, jossa on tarkoitus antaa mahdollisimman realistinen kuva leiriin tarvittavista resursseista ja tiimiltä kokonaisuudessaan vaadittavasta työmäärästä. Lista on varsin mittava, mutta pitää muistaa, että kaikki listattu ei ole yhden tiimiläisen vastuulla hoitaa, vaan tehtävät jaetaan seitsemän henkilön kesken. Tämän takia vastuiden tasainen jakaminen on tärkeää, että yhdelle ihmiselle ei tulisi liikaa hommia
Leirin elinkaari
Leiri on projekti, jossa on alku, keskivaihe sekä loppu. Seuraavaksi listataan tiimiläisen matka koulutusten kautta leirille ja sieltä leirin purkamiseen.
- Roolihaku
- Roolin hyväksyminen
- Teoriakoulutukset
- Simulaatiokoulutus
- Tiimitietojen saaminen
- Tiimiläisiin yhteydenotto, tutustuminen ja suunnittelun aloitus
- Tiimikoulutus
- Leirin intensiivinen suunnittelu + leiriä ennen tehtävien käytännön asioiden hoitaminen
- Leiri
- Leirin purkaminen + leirin jälkeen tehtävien käytännön asioiden hoitaminen
Käytännön asiat
Leirin aikana tehdään monia käytännön asioita. Käytännössä kaikki, mitä leirillä tapahtuu, on tiimiläisten aikaansaamaa. Näin ollen pieniä hoidettavia asioita riittää. Alla on listattu taulukkomuodossa tärkeimpiä käytännön asioita leirin vetämiseen liittyen. Lista ei ole täydellinen ja leirillä varmasti tulee vastaan muitakin hoidettavia asioita. Parhaiten asiat saadaan hoitumaan niin, että jokainen tiimiläinen tiedostaa, mitä asioita leirin käytännön puitteet vaativat ja jokainen osallistuu omalta osaltaan.
Tämän esittelyn on tarkoitus antaa tehtävistä asioista yleiskuva, joten lista on erittäin pelkistetty. Parhaan tiedon siitä, mitä mihinkin vastuuseen kokonaisuudessaan kuuluu, saat osallistumalla tiimikoulutukseen, missä käydään käytännön vastuita tarkemmin läpi.
Ennen leiriä
| Tehtävä | Mitä siihen kuuluu? | Kuka hoitaa ja milloin? |
| Tiimin työnjako | Yhdessä asioista sopiminen. | Koko tiimi, mahdollisimman pian. |
| Yhteys kokkiin | Viestin laittaminen kokille. | Kokkivastaava. Viimeistään paria viikkoa ennen leiriä. |
| Vierailijoiden kutsuminen | Halutun asiantuntemuksen omaavan vierailijan etsiminen, hänen kanssaan yhteydessä oleminen sekä käytännön asioiden sopiminen. | Vierailijavastaava. Mahdollisimman aikaisin. |
| Koruvastaavan osoite toimistolle | Sähköpostin laittaminen toimistolle. | Koruvastaava, joskus |
| Auto/autoavusta sopiminen | Auton käytettäväksi saaminen leirille, yhteydenpito ja organisointi. | Koko tiimi/erikseen sovittu vastuuhenkilö tiimistä, mahdollisimman aikaisin. |
| Yhteys leiripaikan yhteyshenkilöön. | Viestintä leiripaikan omistajaan. | Leiripaikkavastaava, viimeistään viikkoa ennen leiriä. |
| Kartta ja bussiaikataulut | Leiripaikan sijainnin selvittäminen ja sen, miten tiimi sekä leiriläiset pääsevät paikalle. | Joko leiripaikkavastaava tai leirikirjevastaava, tieto tarvitaan leirikirjeeseen. |
| Leirikirjeen teksti ja taitto | Leirikirjeen kirjoittaminen, siihen sisällön saaminen sekä sen toimittaminen toimistolle leiriläisille lähetettäväksi. | Leirikirjevastaava. |
| Leirikirje toimistolle | Leirikirjeen lähettäminen sähköpostilla. | Leirikirjevastaava. Viimeistään kuukautta ennen leiriä oltava toimistolla. |
| Korupaketin tarkistus | Tarkistetaan, että korujen nimet ja leiripaikka sekä -aika vastaavat leiriä sekä leiriläisiä. | Koruvastaava. Heti, kun korupaketin saa käsiinsä. |
| Yhteys leiriläisiin | Kaikille leiriläisille soitto. Tarkistetaan paikalle tulo, erityistoiveet, ruokavaliot yms. Annetaan mahdollisuus kysymyksille. | Leiriläisvastaava/-vastaavat. Viimeistään viikkoa ennen leiriä tulisi olla saanut yhteys kaikkiin osallistujiin, saa olla yhteydessä aikaisemminkin. |
| Kioskiostojen suunnitelma kokille | Tehdään suunnitelma, missä luetellaan tarkasti, mitä tuotteita ja miten paljon kioskiin halutaan ja toimitetaan tämä lista kokille. | Kioskivastaava, viimeistään viikkoa ennen leiriä/milloin kokki ne haluaa. |
| Avaimen haku | Avaimen haku. | Leiripaikkavastaava, sovitusti. |
| Leirin päiväaikataulu ja poikkeamat kokille | Toimitetaan leirin aikataulut kokille. | Kokkivastaava, heti kun mahdollista. |
| Leiripaketin haku toimistolta | Leiripaketin haku toimistolta. | Leiripakettivastaava. Muutamaa päivää ennen leiriä. |
| Leiripaketin tarkastus | Tarkistetaan leiripaketista löytyvän listan avulla, sisältäähän paketti kaiken siinä listatun. | Leiripakettivastaava, pakettia noudettaessa. |
| Leirin ohjelman suunnittelu | Leirin ohjelman suunnittelu. | Kaikki, mahdollisimman aikaisin. |
| Tiimiin yhteyden ottaminen | Tiimiin yhteyden ottaminen. | Kuka tahansa, välittömästi tiimitietojen saavuttua. |
| Tiimin toiminnan organisoiminen | Sen varmistaminen, että tiimissä asioita tapahtuu ja vastuut jaetaan ja ohjelmat suunnitellaan. | Kuka tahansa, mahdollisimman pian. Tasainen vastuu joka kuuluu yhtä lailla kaikille. |
| Tiimikoulutus | Tiimikoulutukseen ilmoittautuminen ja osallistuminen. | Kaikki. |
| Tiimitapaamiset | Tiimin tapaamisten järjestäminen ja organisointi. Tiimin kannattaa tavata mahdollisimman pian, jotta asiat saadaan ajoissa alulle. | Kaikki/kuka tahansa, mahdollisimman pian. |
Tiimikoulutukseen osallistuminen on ensisijaisen tärkeää tiimin ryhmätymisen sekä käytännön vastuiden jakautumisen kannalta. Viime vuosina tiimikoulutusten osallistujamäärät ovat laskeneet, ja tämä vaikuttaa suoraan leirien onnistumiseen. Tiimin on myös tavattava ennen leiriä mahdollisimman monta kertaa tiimin ryhmäytymisen ja hyvän suunnittelun takaamiseksi. Näin ollen tiimikoulutus on erinomainen paikka paitsi sopia leiriin liittyviä asioita niin saada myös ajantasaista tietoa sen kesän käytännön asioista sekä saada ohjattua apua ryhmätymiseen sekä leirin käytännön asioiden sumplimiseen. Tiimikoulutuksissa kouluttajat ovat täysin tiimien käytettävissä ja heiltä voi kysyä kaikki tyhmältäkin tuntuvat kysymykset.
Leirin aikana
| Tehtävä | Mitä siihen kuuluu? | Kuka hoitaa? |
| Leiripaikan vastaanottotarkastus | Tarkistetaan leiripaikan kunto ja otetaan valokuvat, jotta osataan laittaa kaikki tavarat ja huonekalut paikalleen leiripaikalta poistuttaessa. | Leiripaikkavastaava, välittömästi leiripaikalle saavuttua. |
| Todistusten kirjoitus | Täydennetään leiripaketin mukana tulleet todistuspohjat ja allekirjoitetaan todistukset. | Ohjaajat/kaikki, ennen loppujuhlaa. |
| Leiripaikan luovutustarkastus | Tarksitetaan leiripaikan kunto ja verrataan alussa otettuihin valokuviin. | Leiripaikkavastaava, viimeisenä ennen leiripaikalta poistumista. |
| Loppusiivous | Koko paikan siivoaminen puhtaampaan kuntoon mitä tullessa. | Siivousvastaava, leirin toiseksi viimeisenä sekä viimeisenä päivänä. |
| Siivous | Ylläpito- ja välisiivoukset tarvittaessa, välisiivous vähintään kerran leirin aikana. | Siivousvastaava organisoi, kaikki osallistuvat. Keskellä leiriviikkoa. |
| Korumyynti | Mainostaa ja myy protukoruja. | Koruvastaava, leirin aikana. |
| Aikataulussa pysyminen | Varmistetaan, että ohjelma pysyy suunnitellussa aikataulussa. | Kaikki. |
| Vessapaperin tuominen vessaan ja muut pienet käytännön asiat | Kaikki. | |
| Turvallisuusuhkien havainnointi | Leirin aikana havainnoidaan aktiivisesti turvallisuusuhkia ja ilmoitetaan ne koko leiriporukalle. Tärkeää pitää myös turvallisuusvastaava ajan tasalla. | Kaikki. |
| Leiriläisten kanssa ajan viettäminen | Kaikki | |
| Tiimipalaverit | Iltapalaverit, välipalaverit, tiimin keskinäinen paltsuaminen missä sovitaan yhteisiä asioita. | Kaikki. Noin kerran päivässä leirin aikana. |
| Kokin pitäminen ajan tasalla | Ensisijaisesti kokkivastaava, mutta tarvittaessa kuka vain tiimistä. | |
| Ohjelman organisointi aikataulupoikkeamien sattuessa | Ohjelmaa joutuu välillä organisoimaan uudelleen, mikäli jokin ohjelma venähtää, ruokailu on myöhässä tai tapahtuu jotain muuta yllättävää. | Kaikki, mahdollisiman pian poikkeaman sattumisesta. |
| Kommunikaation ylläpito tiimin kanssa | Kaikki. | |
| Saunan lämmitys | Tehtävä, jonka hoitamisesta kannattaa sopia etukäteen ja merkitä päivittäin saunan lämmittäjä päiväohjelmaan. | Saunanlämmitysvastaava, voi olla vaihtuva vuoro. |
| Saunavalvonta + uimavalvonta | Saunassa/välittömässä läheisyydessä tulee aina olla tiimiläinen. Uimaan ei saa mennä yksin ja silloin pitää olla valvoja. | Täysi-ikäinen uimavalvontaan, saunassa kuka vain tiimistä. |
| Tiimin keskinäinen palautteenanto | Tiimin tulee keskenään antaa toisilleen säännöllisesti palautetta. | Kaikki. |
| Kokin auttaminen tiskaamisessa tai missä kokki apua tarvitseekaan | Kaikki. | |
| Leiripaikan turvallisuustarkastus | Paikan turvallisuusuhkien havainnointi sekä niistä tiedottaminen. | Leiripaikavastaava, turvallisuusvastaava. |
| Protu-tuotteiden myynti | Talousvastaava, leirin aikana. | |
| Jäsenhankinta | Jäsenhankintavastaava, leirin aikana. | |
| Tavoitteellisen ohjelman vetäminen | Kaikki. |
Leirin aikana “lentäviä nakkeja” syntyy paljon ja niiden tasainen jakautuminen edistää tiimiläisten jaksamista leirin aikana. Nämä ovat sellaisia tehtäviä, jotka helposti jäävät ohjaajien tai vanhojen tiimiläisten vastuulle, sillä he tajuavat niihin tarttua, mutta ihan yhtä lailla kuka tahansa tiimiläinen voi näitä hoitaa. Hyvänä esimerkkinä on vaikka ylläpitosiivous, puiden hakkaaminen saunaa varten, vessa- tai käsipaperin täydentäminen vessoista… Pieniä käytännön tehtäviä, joiden hoitaminen ilman erillistä kehoitusta vähentää organisointivastuuta vanhoilta/ohjaajilta. Kuitenkin koko tiimi on yhdessä vastuussa leiripaikasta sekä leirin onnistumisesta, joten näiden tehtävien tasaiseen jakoon kannattaa pyrkiä.
Leirin jälkeen
| Tehtävä | Mitä siihen kuuluu? | Kuka hoitaa? |
| Leirillä olleiden leiriläisten lista toimistolle | Tarkistaa, että leiriläislista pitää paikkansa ja toimittaa lista toimistolle. | Talousvastaava, mahdollisimman pian leirin päätyttyä. |
| Avaimen palautus | Sopia avaimen palautuksesta sekä palauttaa avain. | Leiripaikkavastaava, leirin päättyessä. |
| Leiripaketin palautus | Tarkistaa leiripaketin sisältö ja palauttaa paketti toimistolle. | Pakettivastaava, viikon sisällä leirin päättymisestä. |
| Käteistuottojen siirto Protun tilille | Talousvastaava, mahdollisimman pian leirin päätyttyä. | |
| Onnettomuus- ja läheltä piti-tilanteiden raportin täyttäminen | Täyttää protun sivuilta löytyvä Onnettomuus- ja läheltä piti-tilanteiden raportti. | Turvallisuusvastaava, viikon sisällä leirin päätyttyä. |
| Tiimipalaute kirjallisena | Kirjoittaa protun sivuilta löytyvään tiimipalaute-lomakkeeseen palaute rekryille tiimistä. | Kaikki. Mahdollisimman pian leirin päätyttyä. |
| Tiimin keskinäinen palautteenanto | Antaa ja vastaanottaa palautetta kaikilta kaikille. | Kaikki, koko leirin ajan ja leirin jälkeen erikseen, viimeistään purkajaisissa. |
| Purkajaiset | Osallistuminen tilaisuuteen. | Kaikki, 30.-31.8.2025 |
Leirikesän jälkeen elokuussa järjestetään koko leirikesän tiimiläisten yhteinen tapahtuma, purkajaiset. Jokainen tiimiläinen on sinne tervetullut käsittelemään/reflektoimaan leirikesän aikana ilmenneitä asioita. Purkajaisiin voi osallistua koko tiimin kanssa ja käydä esimerkiksi tiimin keskinäiset palautteet vasta purkajaisissa, mutta etenkin mikäli leiri on alkukesästä ja näin ollen purkajaisiin on vielä pitkä aika, kannattaa harkita josko tiimi purkaisi leiriä keskenään jo ennen purkajaisia. Joka tapauksessa silloinkin purkajaisiin kannattaa osallistua, sillä siellä järjestetään ohjelmaa myös rooleittain, joten leirin vetoa pääsee pohtimaan myös muiden kuin omien tiimiläisten kanssa. Lisäksi se on protuisa viikonloppu hyvässä seurassa 🙂
Lista käytännön asioista leirillä
Pohdi ja valmistaudu vastaamaan itsearvioinnissa:
Miltä tuntuu nähdä, mistä kaikesta protuleiri koostuu? Millaiselta tuntuu oma rooli leirin järjestämisen suhteen?