TK143 Leirin suunnittelu

Leirin suunnittelu

LEIRIN SUUNNITTELUN VAIHEET

Leirin keskustelut, leikit ja muut ohjelmat eivät tietenkään synny itsestään, vaan yksittäisen leiriohjelman taustalta löytyy monia vaiheita. Leirin suunnittelu on monivaiheinen prosessi, joka etenee suuremmista kokonaisuuksista portaittain yhä pienempiin yksityiskohtiin.

Leiriohjelman muotoutumisen voi jakaa kolmeen vaiheeseen:

1. Viikkorungon suunnittelu
2. Päivärunkojen suunnittelu
3. Yksittäisten ohjelmien suunnittelu

1. Viikkorungon suunnittelu

Viikkorungon suunnittelu tarkoittaa sitä, että protun linjaamat kymmenen teemaa jaetaan kahdeksalle leiripäivälle.

Leiriteemat ovat nämä:

• Moninaisuus ja yhdenvertaisuus
• Oma elämä ja tulevaisuus
• Yhteiskunta ja vaikuttaminen
• Media
• Maailmankuvat ja -katsomukset
• Ihmissuhteet
• Seksuaalisuus
• Identiteetti
• Ympäristö
• Päihteet

Leiriteemojen järjestykselle ei ole linjattu minkäänlaista pakollista järjestystä, vaan jokainen tiimi saa koota omanlaisensa leiriviikon. Teemojen järjestystä ja yhdistelyä voi pohtia monista eri näkökulmista. Tiimi voi lisäksi halutessaan keksiä itse ylimääräisiä teemoja.

Kannattaa ottaa huomioon, kuinka henkilökohtaista ohjelmaa teemoista halutaan järjestää. Leiriläisten ryhmäytyminen vaikuttaa siihen, kuinka herkkiä aiheita pystytään käsittelemään, ja kuinka helppoa leiriläisille on avautua keskustelemaan mahdollisesti vaikeista asioista. Ensimmäisten päivien teemat jäävät siis yleisemmälle tasolle, ja loppuviikon teemoista on mahdollista järjestää syvällisempää ohjelmaa. Leiriläisten ryhmäytyminen tukee teemojen käsittelyä.

Ensimmäinen päivä varataan tyypillisesti tutustumiselle ja viimeinen päivä loppujuhlalle, joten leiriteemojen käsittelyyn jää kuusi päivää. Leiriteemoja on enemmän kuin päiviä, joten niitä on yhdisteltävä jollain tavalla. Tällöin on hyvä miettiä, kuinka laajoja teemat ovat, ja kuinka paljon ja kuinka henkilökohtaista tai syvällistä ohjelmaa niistä halutaan järjestää, sekä sitä, miten teemat voisivat tukea toisiaan. Kahta isoa ja raskasta teemaa esimerkiksi ei kannata yhdistää, jotta niitä ehditään käsitellä, eikä ohjelmasta tule henkisesti liian kuormittava. 

Teemoja voi yhdistellä ottamalla yhdelle päivälle kaksi tai kolme teemaa, joita käsitellään toistensa lomassa tai vaihtaen teemaa kesken päivän. Usein teemat myös sopivat monen muun teeman kanssa, jolloin niitä voi myös jakaa. Yhtä teemaa voi siis käsitellä useampana päivänä, jolloin muut teemat tuovat eri näkökulmia sen aiheisiin. Teema voi olla lisäksi liukuva muutaman päivän tai vaikka koko viikon ajan.

2. Päivärunkojen suunnittelu

Sen jälkeen kun tiimi on yhdessä saanut viikkorungon valmiiksi, on vuorossa päivärunkojen suunnittelu. Päivärungolla tarkoitetaan siis leiripäivästä tehtyä aikataulutettua suunnitelmaa, siis mitä ohjelmaa tapahtuu mihinkin kellonaikaan.

Päivärunkoja suunnitellessa kannattaa jakautua tiimin kanssa pienempiin porukoihin. 2-3 hengen ryhmät ovat sopivan kokoisia rakettiryhmiä. Jokainen tiimiläinen on silloin suunnittelemassa 2-3 leiripäivää, ja jokainen pääsee suunnittelemaan itseään eniten kiinnostavia teemoja. Jokaisessa suunnitteluryhmässä kannattaa kuitenkin olla ainakin yksi kokenut tiimiläinen mukana.

Toki tiimi voi suunnitella myös kaikki leiripäivät yhdessä, mutta siihen ei välttämättä löydy aikaa. Mitä suurempi ryhmä on, sitä vaikeampaa on löytää kaikille sopivaa ajankohtaa. Yhden leiripäivän suunnitteluun saattaa upota useitakin tunteja.

Päivärungon suunnittelun aloittamiseen on monia tapoja. Työn voi esimerkiksi aloittaa keräämällä päivän teemaan ja sen tavoitteisiin sopivia ohjelmia, ja siirtymällä sen jälkeen aikataulun kokoamiseen. Työn alkuvaiheilla rakettiryhmä käy myös läpi suunnittelemansa teeman tavoitteet ja voi myös lisätä niihin omia tavoitteitaan.

Perinteisesti leiripäivien ruokailuaikataulut ovat tällaiset:

9.00-10.00 Herätys ja aamiainen

10.00-12.00 Ohjelmaa

12.00-13.00 Lounas

13.00-15.00 Ohjelmaa

15.00-15.30 Välipala

15.30-17.30 Ohjelmaa

17.30-18.30 Päivällinen

18.30-20.00 Ohjelmaa

20.00-22.00 Iltapala ja sauna

22.00-23.00 Iltaohjelma

23.00 Hiljaisuus ja tiimin iltapalaveri

Aikataulujen ei ole aivan pakko seurata perinteistä mallia, vaan tiimi voi halutessaan tehdä siihen muutoksia. Mikäli sellaisia tehdään, pitää tiimin muistaa ilmoittaa muutoksista kokille ja leirikirjeen kautta leiriläisille. Yllä olevat ruokailuajat kerrotaan myös Protun autismiystävällisissä ohjeissa. Autismiystävällisissä ohjeissa on selitetty auki protuleirien käyteitä ja muita yksityiskohtia. Niiden tarkoitus on olla apuna apuna kaikille (esim. neurokirjolla oleville), jotka kaipaavat ennakkoon tietoa siitä, mitä protuleireillä tapahtuu.

Oheinen kuva on esimerkki päivärungosta. Päivärungot on helpointa luoda taulukkomuotoisina teksti- tai laskentataulukkotiedostoina (esim. Google Docs ja Sheets). Taulukkoon merkitään sarakkeet ainakin kellonajalle, ohjelmalle, tavoitteille ja vetäjille. Myös ohjelman kesto minuutteina on usein mukana. Valmiit päivärungot voi tulostaa itselleen leiriä varten!

Päivärunkojen suunnitteluvaiheessa on tärkeää muistaa ottaa huomioon teemojen tavoitteet! Jokaisen tavoitteen tulisi toteutua päivärungossa. Ohjelmia ei siis voi vain lätkiä aikatauluun, vaan tiimin tulee pohtia, millaisista näkökulmista ohjelmat päivän teemaa käsittelevät. Jokaiselle ohjelmalle merkitään jokin tavoite. Kaikki ohjelmat eivät tietenkään ole syvällistä tykitystä, vaan joidenkin ohjelmien tavoite voi olla porukan ryhmäyttäminen tai leiriläisten virkistäminen.

Sijoittaessa ohjelmia leiripäivään tulee tiimin pohtia myös, miten päivä toimii kokonaisuutena ja jatkumona. Leiriohjelman tulee olla tarpeeksi monipuolista. Leikkejä ja taukoja täytyy olla tarpeeksi usein, sillä kolme pitkää keskustelua puuduttaa sekä leiriläisiä että tiimiläisiä. Aamun ensimmäisen ohjelman kannattaa olla aiheeseen johdatteleva, sillä aamu-unisilta ei todennäköisesti vielä löydy kovinkaan syvällistä pohdintaa. Vastaavasti iltaan kohden voi laittaa rauhallisia ja uteliaan pohtivia keskusteluja.

Kun päivärungot ovat valmiit, tiimi päättää yhdessä, ketkä vetävät minkäkin ohjelman.

3. Yksittäisten ohjelmien suunnittelu

Kun omat leiriohjelmat ovat viimein selvillä, ne pitää myös suunnitella. Kannattaa käydä kaikki omat ohjelmat läpi tarpeeksi ennen leiriä, eikä jättää suunnittelua leirille. Etukäteen suunnitteleminen lievittää stressiä ja jättää mahdollisuuden palata kehittämään omia suunnitelmia pienen tauon jälkeen.

Pohdi ainakin näitä seikkoja ohjelmaa suunnitellessa:

• Minkä kokoisessa ryhmässä ohjelma toteutetaan ja miten se tulee ottaa huomioon?
• Kauanko ohjelmalle on varattu aikaa? Jos ohjelmassa on monta erilaista vaihetta, paljonko kukin niistä tarvitsee aikaa?
• Millaiset tavoitteet ohjelmalla on?
• Käsitelläänkö samaa aihetta eri näkökulmasta saman päivän aikana? (Jos käsitellään, kannattaa varmistaa etteivät ohjelmat mene aiheeltaan päällekkäin!)

Omista ohjelmista kannattaa kirjoittaa jonkinlainen suunnitelma omaan vihkoon tai vaikka puhelimelle. Muistiinpanot helpottavat huomattavasti asioiden muistamista ja hahmottamista ohjelmanvetotilanteessa. Pohdi ja suunnittele ohjelman kulkua ja käytännön asioita. Jos ohjelma koostuu muutamasta erilaisesta vaiheesta, tee jonkinlainen hahmotelma ajankäytöstä (turhan tarkka ei kuitenkaan kannata olla, sillä ohjelmat eivät koskaan mene täydellisesti suunnitelmien mukaan). Keskusteluja varten kannattaa keksiä tarpeeksi apukysymyksiä. Apua ohjelmien suunnitteluun saat ideavarastosta!

Tässä esimerkki ohjelman suunnitelmasta:

TYÖNJAKO TIIMIN KESKEN

Leirin vetäminen on suuri, tiimin yhteinen ryhmätyöprojekti. Hommaa ja tekemistä on paljon, ja sen takia tiimin täytyy tehdä paljon erilaista työnjakoja. Työnjakoa tapahtuu mm. vastaavarooleja jakaessa, päivärunkoja suunnitellessa, ohjelmia jakaessa ja kaikenlaisia käytännön asioita hoitaessa. Kaikille pienillekin hommille on tärkeää sopia vastuuhenkilö, jotta ne eivät unohdu ja tulevat tehdyiksi.

TIIMI ON TASA-ARVOINEN KOKONAISUUS

Protun keskeisiä toimintaperiaatteita ovat tiimin yhteistyö ja moninaisuus sekä avoin, kunnioittava ja tasa-arvoinen keskustelukulttuuri. Kaikki leiritiimin jäsenet näkemyksineen ovat yhtä arvokkaita. Ryhmäytymisen ja yhteenkuuluvuuden takia tiimin on tärkeää toimia tasa-arvoisesti ja niin, että kaikki tuntevat olevansa yhtä arvokas osanen tiimissä. Vaikka tiimissä on ohjaajia ja apuohjaajia, ei näiden kahden välille tulisi vetää erottelua leirin suunnittelussa, sisällössä tai ohjelmanvedossa.

Päätöksentekotilanteissa on syytä huomioida, että jokainen tiimiläinen saa mahdollisuuden esittää omat mielipiteensä ja näkemyksensä asioista. Tiimin kesken tulee pyrkiä vaalimaan mahdollisimman tasa-arvoista ja avointa tunnelmaa, jossa pyritään ottamaan kaikkien näkökannat huomioon. Käytännössä kuitenkin päätöksentekotilanteet vaativat monesti kompromisseja, mutta näistä kompromisseista tulee kuitenkin keskustella ja niihin tulee päätyä yhteisymmärryksessä. Vaikka enemmän leirejä vetäneillä tiimiläisillä saattaa olla joitain perusteltuja mielipiteitä joistain asioista, tulee kaikenlaista muiden mielipiteiden jyräämistä ehdottomasti välttää. Leiritiimit on alun alkaenkin koottu toisiaan tukevista ihmisistä, ja jokaisella on omat vahvuutensa ja kiinnostuksen kohteensa leirin suunnittelussa ja vetämisessä.

VASTUU ERI ROOLIEN VÄLILLÄ

Tiimiläisten välillä on kuitenkin eroja. Toiset ovat vanhempia ja toiset nuorempia, toiset kokeneita leirin vetäjiä ja toiset vielä kokemattomia. Nämä ominaisuudet, siis ikä ja protukokeneisuus, aiheuttavat muutamia eroja tiimiläisten vastuussa ja työnjaossa.

Tiimin ohjaajat ovat täysi-ikäisiä sekä saavat leirin vetämisestä päivärahaa. Näistä syistä ohjaajilla on kokonaisvastuu leirin organisoinnista. Ohjaajat ovat myös juridisessa vastuussa leiriläisistä ja apuohjaajista. Ohjaajat ovat siis vastuussa siitä, mitä leirillä tapahtuu, ja siksi joissain asioissa ohjaajilla on oltava viimeinen sananvalta, esimerkiksi kun kyse on turvallisuudesta.

Jotkin tiimin työtehtävät ovat helpompia hoitaa, kun tietää jo etukäteen, miten leiri toimii. Näiden tehtävien oikein hoitaminen on myös erityisen tärkeää, jotta leiri onnistuu (esimerkiksi yhteistyö kokin kanssa). Tietyt vastuut tulee siis jakaa protukokeneille tiimiläisille. Miten tiimin sitten tulee arvioida, kuka voi tehdä mitäkin? Avuksi tiimin työnjakoon on luotu dokumentti: “A4 – Ohjaava dokumentti tiimin sisäisestä vastuunjaosta”. Se on siis yhden liuskan mittainen taulukko, johon on jaoteltu leirinvetoon liittyviä vastuualueita ja tehtäviä sen mukaan, kenen vastuualuetta ne suurin piirtein ovat.

PYSYKÄÄ AIKATAULUSSA

Leirin suunnittelu täytyy aikatauluttaa, jotta kaikki olennaiset asiat saadaan tehtyä ennen leiriä (niin hyvissä ajoin, että viime hetken paniikkia ei pääse syntymään). Suunnittelun aikataulusta tulisi sopia yhdessä jo heti suunnitteluprosessin alussa. Joillekin tehtäville aikataulu tulee annettuna (esim. leirikirje), mutta osan deadlinet (päivärungot valmiina) riippuvat tiimistä ja siitä, kuinka paljon aikaa leirin suunnitteluun on eli missä kohtaa kesää leiri on. Kaikki ei aina mene putkeen, joten suunnitteluprosessin aikatauluihin kannattaa jättää riittävästi joustovaraa.

Kaikki hommat tulee valitettavasti saada tehtyä. Kaikki saattavat siis joutua ottamaan itselle tylsiä tai epämieluisiakin hommia, mutta nämä tulee jakaa tasaisesti ja liikaa ketään kuormittamatta. Kaikkien on myös muistettava hoitaa tehtävänsä ajallaan, jotta eivät päädy kuormittamaan muita omilla vastuillaan. Jos oma aika ei tunnu riittävän esim. äkisti muuttuvan elämäntilanteen tai liian suuren työmäärän takia, on siitä kommunikoitava hyvissä ajoin muulle tiimille.

Keinoja aikataulussa pysymiseen:

• Kaikenlaiset yhteiset deadlinet (esim. milloin päivärunkojen tulee olla valmiita) tulee sopia selkeästi yhdessä ja kirjata jonnekin ylös
• Myös muusta vastuunjaosta kannattaa pitää selkeää listaa
• Ryhmäytymiseen panostaminen, jotta kynnys avun pyytämiseen ja tarjoamiseen sekä palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen on matala
• Tiivis kommunikaatio, jotta voidaan huomata, jos jokin asia on unohtunut ja muistutella toisia

JAKSAMINEN, RYHMÄYTYMINEN JA KOMMUNIKAATIO

Työn tuoksinassa on muistettava pitää huolta tiimiläisten jaksamisesta! Hommat tulee jakaa ihmisiä kuunnellen, jokaisen voimavarojen, käytössä olevan ajan, osaamisen ja halujen mukaan. Kenellekään ei tule antaa tekemistä enempää, kuin ne pystyvät mukavasti tekemään. Vastuutehtävien sisältö on hyvä käydä läpi tehtäviä jaettaessa, jotta kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan.

Jokaisen tiimiläisen täytyy kiinnittää huomiota paitsi omaansa, myös muiden työtaakkaan. Hommia saattaa huomaamattaan hamuta suuren kasan, ja siksi on hyvä, että kaikki huolehtivat toisistaan. 

Keskeisiä tiimin työskentelyä tukevia tekijöitä ovat ryhmäytyminen ja kommunikaatio. Hyvin ryhmäytyneessä ja kommunikoivassa tiimissä kaikkien on mukava toimia. Ryhmäytyminen ja kommunikaatio luovat tiimistä turvallisen yhteisön, jossa uskaltaa kokeilla uusia asioita ja myös mokata. Yhteistä oleskelua ja ryhmäytymistä varten tulee varata aikaa tiimimiiteissä. Tiimikoulutuksiin osallistuminen on yksi parhaista tilaisuuksista päästä tutustumaan ja ryhmäytymään tiimin kanssa.